Assistant.e des directions

Basé.e à Bordeaux, dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un.e assistant.e des directions.
Rattaché.e au Directeur général, vous assurez le secrétariat de la direction générale, des directions générales adjointes et de la direction du patrimoine (courrier, rendez-vous, appels…).
Vous relayez l’information générale en interne et assurez l’interface entre les collaborateurs de la société et le Directeur général. Vous gérez les relations institutionnelles et l’organisation d’évènements en collaboration avec la responsable communication.

Assurer le secrétariat courant et la gestion des activités de la direction générale, des directions générales adjointes et de la direction du patrimoine
• Saisir, rédiger et dactylographier les documents
• Traiter le courrier entrant de la société
• Dématérialiser les documents de la société en lien avec la GED
• Organiser le classement et assurer l’archivage de l’ensemble des documents de la société
• Tenir les agendas
• Organiser les déplacements et les réunions internes et externes
• Assurer les relations téléphoniques
• Préparer et mettre en forme les courriers, notes, dossiers ponctuels et spécifiques nécessaires des directions dans le respect de la confidentialité
• Vérifier le bon traitement des courriers sensibles
  
Assurer une fonction d’accueil et d’information externe
• Accueillir les interlocuteurs du Directeur général, des directions générales adjointes et de la direction du patrimoine
• Gérer les relations avec les élus et secrétariat des élus
• Participer à la mise en place de documents et outils d’information
• Participer aux actions de communication
  
Assurer la gestion des moyens généraux
• Gérer les moyens généraux de la société (adhésions, abonnements, contrat d’assurance, accords cadres …)
• Gérer les fournitures et commandes de matériel de bureau et petites fournitures
• Gérer les besoins matériels des collaborateurs (téléphonie, copieurs, autopartage, déplacement …)
 
Assurer une gestion courante de la vie sociale de la société
• Organiser les évènements de la vie sociale (Conseil Administration (CA), Assemblée Générale (AG), …)
• Constituer et diffuser les dossiers pour les CA et AG
• Rédiger les PV et comptes-rendus et les transmettre
• Formaliser les actes et préparer les documents nécessaires à la vie sociale de la société
• Gérer les documents société (Kbis, statuts …)
  
Dans le cadre de la polyvalence, vous serez amené.e à assurer le remplacement de l’assistante d’accueil.
 
Le détail de ces tâches est donné à titre indicatif; il n’est pas limitatif.

De formation bac+2/3 assistanat de direction/manager, gestion administrative PME/PMI, vous justifiez d’une expérience confirmée de minimum 3 ans dans la fonction, idéalement acquise dans le secteur public ou privé immobilier, bailleur social.

Vous maîtrisez l’outil informatique pack office.

Vous êtes reconnu.e pour vos qualités rédactionnelles et relationnelles, votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre discrétion.

Rejoindre inCité, c’est faire le choix d’apporter votre dynamisme et votre expertise au service d’une équipe de professionnels investis et de donner du sens à votre parcours professionnel.

Informations sur le poste :
Poste à pourvoir immédiatement
Bordeaux Centre (accessible en transport en commun : tram A, B, C et D et bus 16)
CDI à temps complet
Horaires : 39 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
 
Avantages :
23 jours de RTT par an
Primes
Titres restaurant
Forfait mobilité durable + remboursement 50% des abonnements de transport en commun
Mutuelle et prévoyance
Intéressement et plan d’épargne entreprise
Comité social d’entreprise