Assistant opérations F/H – CDI – Temps complet

Construire sur la ville du déjà-là des solutions durables pour tous au service des territoires. inCité produit et gère un patrimoine de logements et de locaux d’activités. En tant qu’aménageur, inCité détient également un véritable savoir-faire au service des territoires dans le renouvellement urbain des centres anciens. Habitat, commerce de proximité, espaces publics, mobilités, lien social, équipements et confort résidentiel…

Tout ce qui fait la ville mobilise notre équipe de professionnels aux compétences pluridisciplinaires.

InCité Bordeaux Métropole Territoires recherche un.e assistant.e opérations qui assurera les missions suivantes :

Missions de bases

Rattaché.e aux activités de renouvellement urbain et d’animation des opérations d’amélioration du parc privé, vous contribuez au pilotage et à la gestion administrative, financière, commerciale et juridique durant les différentes phases des opérations.
 

Principales activités

Renouvellement urbain
Dans le cadre des concessions d’aménagement en centres anciens, sous la responsabilité du ou des chef(fes) de projet :
 
Contribuer au suivi budgétaire des différentes concessions :
En transversalité avec les équipes et l’ensemble des missions réalisées dans le cadre de la concession, suivi de la réalisation des dépenses et recettes (affectation dépenses/recettes et mise en paiements des factures).
Mise à jour des tableaux de suivi financier des concessions et de leurs différentes actions.
Préparer les appels de fonds auprès des collectivités et des partenaires financiers – assurer la récolte interne des données auprès des différents services
Suivi de la facturation des rémunérations relatives aux missions réalisées
Assister le/la chef(fe) de projet et son adjointe dans le travail avec la direction financière et comptable sur le suivi financier, budgétaire et les bilans annuels
 
Assurer le suivi des procédures dans le cadre des acquisitions foncières :
Acquisitions amiables : saisine France Domaine, rédaction des courriers d’offre, lien avec les notaires
Exercice du Droit Préemption urbain : appui au Chef(fe) de projet dans la rédaction des différents documents et suivi des procédures en lien avec prestataire conseil juridique,
Procédures d’expropriation : suivi administratif des procédures en lien avec les partenaires

Alimenter et appuyer les Cheffes de projet dans l’organisation et la gestion des outils de suivi, bilans et compte rendu :
Participer à l’alimentation de l’outil de suivi SIG à l’immeuble,
Préparer les ODJ et les comptes rendus des réunions d’équipe,
Être force de proposition sur des outils de suivi partagés,
Appuyer la Cheffe de projet sur la préparation des bilans annuels et des supports des différents Comités de pilotage.
 
Gestion intercalaire
Préparation de la prise en gestion des biens acquis dans le cadre des concessions : protection immeuble, assurance, documents et données nécessaires à la gestion locative et technique des biens
Interlocuteur des services gestion locative et gestion technique
Suivi des dépenses de gestion en lien avec gestion locative et gestion technique
 
Apporter un appui administratif dans le cadre des procédures de restauration Immobilière (ORI) :
Tenir à jour les tableaux de suivi et organisation des visites des immeubles,
Interlocuteur privilégié des propriétaires pour les renseigner sur l’état d’avancement et sur le déroulement de la procédure,
Interlocuteur des services de l’Etat en phase de dépôt et d’instruction des dossiers de demande d’enquête
Participation aux travaux préparatoires et de clôture des phases d’enquête publique
Lancement de la procédure administrative d’acquisition pour les immeubles concernés.
 
Amélioration de l’habitat privé 
Participer au suivi d’activité des opérations animées ou de « Mon Accompagnateur Rénov » en lien avec la cheffe de projet :
Préparer et tenir à jour les tableaux de suivi des subventions Ingénierie
Préparer les éléments nécessaires à l’émission des contrats et à la facturation des prestations
 
Apporter un appui administratif dans le cadre de notes conjoncturelles ponctuelles – Appuyer la Chef(fe) de projet sur les outils de suivi, les bilans et le reporting :
Participer à l’alimentation des outils de suivi : ClicMap, outil partenarial en ligne …
Être force de proposition sur des outils de suivi partagés,
Appuyer le/la Chef(fe) de projet sur la préparation des bilans annuels et semestriels, ainsi que des supports des instances de pilotage
Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord et des données partagées avec les concessions
Mettre à jour les procédures et les documents internes de l’équipe Habitat Privé en fonction des évolutions réglementaires suivies par le/la Chef(fe) de projet
Participer à la vie de l’équipe Habitat privé et être force de proposition pour améliorer son fonctionnement
 
Dans le cadre de la polyvalence et dans la limite de vos compétences et votre formation, vous serez amenée à remplacer les autres assistantes. Concernant le remplacement de l’assistante d’accueil, ce remplacement sera d’une demi-journée maximum à chaque besoin.
 
Le détail de ces tâches n’est pas limitatif et est susceptible d’évoluer en fonction de l’activité de la société.

Formation
De Formation Bac/Bac+2/+3 ou expérience équivalente en immobilier ou gestion des entreprises / administration
 
 
Compétences
Connaissances financières et juridiques
Dynamisme et persévérance
Rigueur et sens de l’organisation
Bonnes qualités relationnelles
Bonnes qualités rédactionnelles et d’analyse
Esprit d’équipe