Chargé·e d’accueil, standard et assistanat administratif F/H

Construire sur la ville du déjà-là des solutions durables pour tous au service des territoires. inCité produit et gère un patrimoine de logements et de locaux d’activités. En tant qu’aménageur, inCité détient également un véritable savoir-faire au service des territoires dans le renouvellement urbain des centres anciens. Habitat, commerce de proximité, espaces publics, mobilités, lien social, équipements et confort résidentiel…
Tout ce qui fait la ville mobilise notre équipe de professionnels aux compétences pluridisciplinaires.

Nous recherchons un·e chargé·e d’accueil, standard et assistanat administratif qui assurera les missions suivantes :

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de tous les services de la société. Vous traitez le courrier entrant et départ. Vous êtes amené·e à réaliser des travaux simples administratifs de gestion, de dactylographie, de réponses à des courriers à la demande de la Direction. Vous gérez les fournitures. Vous gérez les attestations d’assurance des locataires.

Accueille, renseigne, documente les demandeurs d’informations, les oriente si nécessaire vers le lieu de leur réunion ou le collègue responsable
• Veille à la bonne tenue de l’accueil et à la mise à disposition des documents présentés,
• Assure un premier niveau de renseignement aux interlocuteurs pour les demandes de logement,
• Oriente les appelants et visiteurs vers le bon interlocuteur, et en l’absence ou indisponibilité de l’interlocuteur, recueille les informations clés : motif du contact et coordonnées et éventuellement informations susceptibles d’éclairer sur le niveau d’urgence.

Assure le standard téléphonique

Gère l’agenda (prise de rendez-vous) des services à la demande

Gestion des clés
• Remise et récupération des clés des immeubles laissées à disposition des prestataires à l’accueil,
• Tenue du tableau de bord d’entrée et sortie des clés sur base d’un calendrier de mise à disposition renseigné par les assistantes opérationnelles.

Assure les tâches administratives
• Réceptionne les déclarations assurance habitation des locataires et suit les relances
• Saisit les enquêtes de dossier sls, ops, ainsi que des éléments à la demande dans le logiciel de gestion Cassiopae
• Saisit les demandes des locataires dans les logiciels des prestataires

Traite le courrier Entrant et Départ
• Assure l’affranchissement de l’ensemble du courrier de la société
• GED : scanne l’ensemble du courrier entrant et l’indexe dans le logiciel de la GED (Docuware).

Gère le stock de fourniture pour la société
• Gère les fournitures administratives en relation avec l’assistante des directions

Effectue en fonction des disponibilités
• Effectue des tâches administratives de gestion administrative, de reproduction, saisie de courrier, mise en forme de document, archivage…
• Et toutes tâches administratives demandées par la Direction notamment.

Le détail de ces tâches n’est pas limitatif et est susceptible d’évoluer en fonction de l’activité de la société.

De formation assistant·e, accueil, standard.
Expérience exigée de chargé·e d’accueil, standard et assistanat minimum 3 ans en entreprise.

Qualités :
• Capacité d’adaptation, polyvalence et esprit d’équipe,
• Qualités relationnelles, patience et diplomatie,
• Qualités rédactionnelles.

Poste basé à Bordeaux
CDI
Temps complet 39 heures hebdomadaires dont horaires fixes (ouverture société) : du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h30.
Rémunération suivant profil et expérience (25-26k€ bruts annuels sur 13,6 mois) + nombreux avantages (RTT, TR, intéressement…)

Poste à pourvoir immédiatement